檔案管理數(shù)字化（檔案管理）

關于檔案管理數(shù)字化，檔案管理這個問題很多朋友還不知道，今天小六來為大家解答以上的問題，現(xiàn)在讓我們一起來看看吧！

1、檔案管理規(guī)定 一、檔案管理 (一)凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

2、 (二)文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

3、 (三)檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料。

4、 二、文書檔案管理 (一)歸檔范圍 行政綜合類:包括重要的會議材料;制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料;發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報;政府機關頒發(fā)的重要文件。

5、 2、組織人事教育培訓類:員工變動表、花名冊、教育培訓卡。

6、 3、會計統(tǒng)計類:年度計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關文件材料。

7、 4、質(zhì)量管理類:質(zhì)量管理方面的制度。

8、 5、技術類:產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術文檔。

9、 6、銷售紀事類:公司大規(guī)模的銷售活動紀事。

10、 (二)文書的檔案立卷 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應齊全完整。

11、 2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。

12、 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文，放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)，放在所針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。

13、 三、歸檔時間 公司經(jīng)營管理活動中的各種合同及常規(guī)性報表，根據(jù)各自不同的時限要求及時上繳總經(jīng)理和人力資源部;其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。

14、會計檔案由財務部自行保管。

15、 四、檔案的借閱及銷毀 (一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。

16、不得在檔案上涂改、撕毀，并應及時歸還。

17、 (二)會計檔案一律不準外借。

18、內(nèi)部調(diào)閱應經(jīng)財務負責人同意。

19、外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經(jīng)公司領導同意。

20、查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印，應經(jīng)財務負責人同意方可辦理。

21、 (三)定期對檔案進行鑒定，準確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經(jīng)人力資源部負責人審核，報公司領導批準后方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字。

22、檔案管理辦法一.總則 ?為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法。

23、二.公司檔案范圍 ? ?公司建檔范圍確立為： ?公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料； 財務、會計及其管理方面的文件材料； 勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料； 經(jīng)營管理方面的文件材料； 生產(chǎn)技術管理方面的文件材料； 產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； 儀器、設備方面的文件材料； 基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料； 科研、技術引進、轉(zhuǎn)讓方面的材料； 教育培訓方面的文件材料； 信息、情報方面的文件材料； 黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料； 其他具有利用和保存價值的文件材料。

24、 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。

25、公司檔案還包括聲像資料：照片檔案：新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成； 影片檔案：原版底片、拷貝及文字說明； 錄音檔案：唱片、錄音帶； 錄像檔案：政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動。

26、三.公司檔案管理體制 ?公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。

27、由行政部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。

28、行政部可設立專門檔案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。

29、 根據(jù)有關檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。

30、 公司應有庫房或場地和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全。

31、暫不具備檔案案安全保管條件時，要委托有關檔案部門代為保管。

32、四.檔案管理工作(一).檔案材料的收集： ?建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限； 對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全； 及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。

33、(二).檔案的歸檔、立卷與管理。

34、 1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。

35、 ?區(qū)分全宗，確定立檔單位。

36、 分類。

37、依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。

38、 歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

39、 案卷排列。

40、立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復印出四至五份。

41、 整理案卷，使之厚度適宜，控制在對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

42、 每年對檔案進行一次清理： 清除不必要保存的材料； 對破損和褪色的材料進行修補和復制。

43、(三).檔案的保管： ?防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全； 公司設立專門地點或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案； 做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結(jié)實牢固。

44、(四).檔案的鑒定： 從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。

45、 確定各類檔案的中管期限表。

46、其中財務檔案見財務檔案保存期限表。

47、 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。

48、介于兩種保管期限的，保管期限從長。

49、(五).檔案的銷毀： ?對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存； 辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準，方能銷毀； 銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關在清冊上簽字。

50、公司終止、解散時，檔案應移交控股股東或主管部門或當?shù)貒覚n案館。

51、 公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。

52、 (六).檔案借閱、利用工作 凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權限和檔案密級，經(jīng)各級領導簽批后方能調(diào)閱 案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。

53、外借的須辦理登記手續(xù)。

54、 借閱期限不得超過棗星期（如三個星期），到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。

55、 借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。

56、借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。

57、 外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。

58、其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

59、 公司內(nèi)檔案利用的方式有： ?1).提供檔案原件； ?2).提供檔案復印件； ?3).提供文獻索引資料。

60、 ?7.檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術信息等。

61、 ?8.檔案主管應接受公司有關部門、人員定題咨詢要求。

62、 ?9.依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。

63、 ?10.政府有關部門依法執(zhí)行公務，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。

64、五.附則 檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進行管理，提高管理效率。

65、 本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經(jīng)理批準頒行。

本文分享完畢，希望對大家有所幫助。

標簽：